Coordinador(a) Administrativo(a) y de Operaciones

Nombre del cargo
Coordinador(a) Administrativo(a) y de Operaciones
Propósito del cargo
Asegurar el orden, control y continuidad operativa del negocio, gestionando pedidos, facturación, cobranza, compras, despachos, inventario y control administrativo-financiero básico, con foco en la anticipación, eficiencia y cero errores.

Funciones principales
1. Gestión de pedidos
Ingreso de pedidos en sistema (Excel Ventas).
Validación de datos (cliente, dirección, productos y condiciones comerciales).
Seguimiento del estado de pedidos (Shopify, Uber Eats, corporativos y otros canales).
Coordinación interna para asegurar el cumplimiento de fechas comprometidas.

2. Coordinación de despachos
Organización diaria de entregas.
Coordinación con operadores logísticos y transportistas.
Confirmación de entregas.
Seguimiento de incidencias y solución de problemas asociados a despachos.

3. Facturación (RelBase)
Emisión de facturas, boletas y notas de crédito en RelBase.
Validación de datos tributarios.
Orden y respaldo de documentación administrativa.
Seguimiento de documentos pendientes de facturación.

4. Control de stock e inventarios
Registro y actualización de stock en RelBase.
Ingreso de insumos al sistema.
Control de inventario disponible versus consumo.
Control de stock en distintas plataformas (LOKAL, Shopify, Uber Eats y otros canales).
Apoyo en inventarios periódicos y conciliación de diferencias.

5. Gestión de insumos (CRÍTICO)
Monitoreo permanente de niveles de insumos.
Alertas oportunas de reposición.
Coordinación de compras y abastecimiento.
Seguimiento de fechas comprometidas por proveedores.
Prevención de quiebres de stock.

6. Gestión de compras
Solicitud y comparación de cotizaciones.
Generación y seguimiento de órdenes de compra.
Coordinación con proveedores.
Control de recepción administrativa de insumos y materiales.
Mantención de base de proveedores actualizada.

7. Cobranza
Seguimiento de cuentas por cobrar.
Contacto con clientes para confirmar fechas de pago.
Control de facturas vencidas y próximas a vencer.
Actualización semanal de estado de cobranza.
Escalamiento oportuno de riesgos de incobrabilidad.

8. Control financiero básico
Registro y seguimiento de pagos realizados.
Control de compromisos financieros próximos.
Apoyo en la elaboración de flujo de caja semanal.
Reporte de cuentas por pagar y cuentas por cobrar.
Identificación temprana de riesgos de liquidez.

9. Reportes operativos y administrativos
Elaboración de reportes semanales relacionados con:
Stock actual.
Consumo semanal.
Proyección de quiebres de stock.
Estado de pedidos.
Estado de despachos.
Estado de cobranza.
Cuentas por pagar y por cobrar.
Alertas operativas relevantes.

10. Alertas operativas
Detección de errores administrativos y operativos.
Identificación de riesgos para la continuidad operacional.
Propuestas de mejora continua.
Escalamiento oportuno de incidencias relevantes.

Habilidades técnicas
Excel nivel intermedio-avanzado.
Manejo o rápida adaptación a RelBase.
Conocimientos de administración y control de procesos.
Manejo básico de inventarios.
Conocimientos básicos de cobranza y control financiero.
Capacidad de elaboración de reportes.
Formación en Administración de Empresas, Ingeniería en Administración, Técnico en Administración, Contabilidad o carrera afín.

Habilidades blandas (CLAVE)
Orden extremo.
Responsabilidad.
Proactividad.
Capacidad de anticipación.
Atención al detalle.
Capacidad para trabajar bajo presión.
Velocidad de ejecución.
Capacidad de seguimiento y control.
Comunicación efectiva.
Orientación a resultados.

Indicadores de desempeño (KPI)
Pedidos ingresados sin error.
Despachos realizados dentro de plazo.
Facturación correcta y oportuna.
Stock actualizado diariamente.
Quiebres de stock evitados mediante alertas oportunas.
Cumplimiento de reportes semanales.
Porcentaje de cobranza recuperada dentro de plazo.
Actualización semanal de cuentas por cobrar y pagar.
Cumplimiento de compras y reposiciones según planificación.
Cantidad de incidencias detectadas y resueltas oportunamente.